コピー機や複合機を選ぶ際のポイント

複合機やコピー機はオフィスの快適な運営には欠かせないマストアイテムであり、その製品選びは業務効率化にかかわります。

大型のコピー機や複合機は、毎月大量の印刷物を作成するオフィスに最適です。最新型の大型コピー機や複合機を導入すれば、高品質なパンフレットやプレゼン資料が社内で作成できます。プリントアウト作業をアウトソーシングするよりも、社内で様々な書類が作成、印刷できた方がコストダウンに繋がります。

一方で月々平均的な枚数だけ印刷物を作成するオフィスであれば、スタンダードなモデルのコピー機が最適です。スペックオーバーの機種を購入すると維持費やメンテナンスの費用が、経営の負担になる可能性が出てきます。

コピー機や複合機自体の購入費、レンタル費用に着目するのも大事ですが、いわゆるランニングコストも同様に重視したいところです。インク代や保守点検のコストがお得な機種を選ぶ事で、毎日のランニングコストが節約でき、巡り巡って買い替えた方がオフィスの維持費がお得になりやすいです。

機能を利用して効率の良い印刷を

コピー機は対応の書類を効率よく印刷をすることができるものとして多くの企業で利用されていますが、その反面文書のミスなどに気づかず大量に印刷を行ってしまい、用紙やトナー等を無駄にしてしまうと言うことも多いものです。

最近のコピー機ではこれを防止するために様々な機能が網羅されているため、その使い方を知っておくと無駄に印刷をすることがなくなり、効率よく経費節減を実現することが可能となります。

印刷のイメージなどを事前に確認したい場合には、プレビュー機能を用いるとコピー機に転送された印刷原稿のイメージを確認することができます。印刷をする前にこのプレビューを利用する癖をつけておくと、思わぬミスに気づかずに印刷をしてしまうということがありません。

また大量に印刷を始めてしまった後でミスに気づいた場合などは、ジョブの停止機能を利用することで途中で印刷を停止することができ、無駄な用紙の利用等を極力減らすことができると言うメリットもあります。